文書保管とは何でしょう

文書保管とは何でしょう

現代社会は企業ではパソコンを使っての情報のやり取りが当たり前になってきました。

病院も電子カルテの導入で覚えることが増えたけれどいちいち書類の分類をしなくていいからよくなったという看護師さんの話もききました。

このように一見世の中の情報はデータでまとめられているように思われますが、一方で紙ベースでの文書保管が全くなくなったということではありません。

よく個人情報流出が話題になりますが、これにおいてもパソコンよりも紙での流出が約6割だといいます。

また情報を電子化することが利便性に優れているといっても様々な原因でパソコンが使用できなくなった場合にはやはり紙文書での情報を保管している方が安心だったりということも少なからずあるのです。

紙文書保管は場所を取りますし、紙の劣化等もありますから時代遅れのような感じもしますが、都会の企業のような、その最先端にいない人々にとってはまだまだ紙文書での情報を得る事が多いのが現状ともいえます。

どんな文書があるのでしょう

文書保管とは企業などの研究資料や経理関係、その会社しか持っていない技術であるとか顧客との取引といったその企業において機密文書といわれる大事な書類を万全のセキュリティにおいて保管するというシステムのことです。

企業においては個人情報や会社の各種情報を責任を持って管理しなければならないという問題がありますから、それを全て電子文書といったものでの保管に頼るとコンピュータへの外部からの侵入といった事が起きた時、情報を盗まれるばかりではなく書き換えられるといった事件に発展することもあります。

実際そういった事は今までもニュースなどで報じられることがありました。

デジタル時代になっていくとはいえ、やはりこういった事件が跡を絶たないといった事もありますから紙での文書保管が完全になくなるといったことではないといえましょう。

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最近はそういった紙文書をPDFの形で保管するといった方法が出て来たりして管理も多様化されてきているともいえそうです。