なぜ自社で文書保管しないのか

文書保管をなぜ専門の会社に任せるのでしょう。

小さな会社であれば日々の文書の数はそう多くはないでしょうが、大企業ともなると一日の文書の量は相当なものです。

電子的に管理する世の中といえども、まだまだ紙文書は主流といえますから、そういったもの全てを事務所などに置いておくことは物理的に無理がありますし、何より人が多く出入りする場所ではその機密性に置いても安全ではないでしょう。

さらに何年も取っておかなくてはならないとか、必要な時にさっと取りだせるといったような事は日々の事務処理にかける時間よりも大変かもしれません。

さらに何年もの文書保管となると紙の劣化により文字が消えたり、紙自体が破損してしまったりといった問題もあります。

温度や湿度を保った部屋を作るとなると費用もかかりますし、人を雇うこととかそう言った事を考えるとその為だけの文書庫を持って管理してくれる会社に任せた方がコスト的にも安いかもしれません。