文書保管にはセキュリティが大事です

社外での文書保管となると一番気になるのはその安全性についてであるといえます。

自社に置いておいても完全に安全とはいいきれない大事な文書保管をいくら専門とはいえ、他社に管理させるには相当な信頼がないといけません。

ですから、預かる会社はいかに自社がセキュリティに優れているかを具体的に相手に伝えています。

どういった形態で保存してあるのか、文書庫自体への人の出入りに対する監視対策であるとか、最近は指紋認証による管理も主流であるとか、とにかく安全であるという事を説明します。

また、必要な文書を即座に相手に送るやり方にも、パソコン上で見るように原本のデータを送り、自社で必要ならコピーするようにしたりしています。

さらにパソコンへの外部からのアクセスはできないようにしたり、電子メール送信の際のファイル暗号化といったことも含め、その安全性は日々向上しつつあるといえます。

これはWebシステムを導入する事により、文書庫からPDFへの電子化によるオンデマンド電送といったシステムだそうですからすごいですね。