文書保管の仕方について

文書保管と一言でいってもやり方にはいろいろあります。

管理する時には保管と保存といった区別があることもあるようです。

文書保管の会社では文書を預かるだけではなく、瞬時に企業側の要求に応えられるように管理するという事が重要でしょう。

何も専門の業者に頼まなくても自分たちで文書を管理する場合にもこの保管と保存の区別は知っておいた方が役に立ちそうですが、保管はよく使用するものを共通する項目ごとに小まとめにし、すぐ取り出しやすい所に置く事で、保存とはあまり使用しないけれども一定期間取っておかなくてはならないものを文書庫のような所に置いておく事だそうで、大まかではありますがこの管理法が一般的であるということのようです。

しかも期間が過ぎたら廃棄していく事も考えた上で保存する事も必要ですから、定期的に文書を置き換えていかなくてはならないという事になります。

奥へ奥へと古い文書を貯め込んではいけないということですね。