文書保管の会社とは?

文書保管を専門とした会社があります。

ある会社を例にとってみますが、文書保管と破棄といったことを考えて管理しており、経理や税務といった一度作成し報告が終えたものに関してはある一定期間保管ができ、なおかつ同時期に廃棄するというようにして箱単位で保管してあります。

この場合は比較的閲覧頻度が低く、長期にわたる保管の際に便利といえます。

また同じ長期保管でも閲覧頻度の多い文書はファイル単位で保管してあります。

内容は総務や庶務の人事や労務関係の文書、あるいは会社の不動産や独自の特許や技術などの資料といったものになるようです。

さらに、いつまで保管するかはっきりしない文書として会社単位の契約書や申込書であるとか保険の契約書といった文書、個人の医療関係のカルテといった1件ごとに管理が必要な文書などに分けて保管してありました。

預かる会社によって企業内容も違いますから、それぞれに応じた管理の仕方で効率よく文書保管ができているといえましょう。